Preparación Y Dirección De Un A
Reunión
Para dirigir una
reunión de forma eficaz, debes aprender a plantearte los objetivos de la misma.
Los objetivos que te marques condicionarán quiénes serán los participantes y
cuánto tiempo necesitarás emplear en la reunión.
¿COMO PREPARAR UN REUNION?
Fijar objetivos. Es preferible centrarse en los
más importantes si son muchos, para quedarse con 2 ó 3 a lo sumo.
¿Qué tipo de reunión será?.
Seleccionar participantes en función de los
objetivos y tipo de reunión. En una reunión técnica normalmente no es necesaria
la presencia de jefes, pero en una reunión de toma de decisiones pudiera ser
necesaria la presencia de técnicos para ayudar a los jefes a tomar la decisión.
- · ¿Quién puede tomar decisiones?.
- · ¿Quién puede aportar opiniones?. Es importante convocar a todos los que pudieran verse afectados (a los representantes) ya que las conclusiones podrían desmoronarse posteriormente.
- · ¿Tiene está comprometido en el tema?.
- · ¿Quién necesita conocer la información que se va a facilitar?.
Acordar con los
asistentes el día, hora, lugar y duración de la reunión.
- · Si los objetivos se tienen suficientemente claros se persuade mejor a cada asistente para participar en la reunión.
- · En caso de necesidad asignar roles y pedir a los asistentes que lleven material de su responsabilidad.
Preparar un orden
del día, con los siguientes puntos
- · Propósito de la reunión.
- · Resultados deseados.
- · Fecha, hora y lugar de la reunión.
- · Quién convoca la reunión.
- · Nombres o referencias de los participantes.
- · Funciones de los participantes si fuese necesario..
- · Puntos del orden del día a tratar, persona responsable en cada apartado y tiempo asignado.
- Evitar sobrecarga. Ser comedido a la hora de preparar el número de puntos a tratar.
- Ordenar los puntos por importancia para aseguarse de cumplir los principales objetivos.
- Si es posible comenzar con los temas más sencillos.
- Duración de la reunión.
- · Solicitar material complementario o preparación.
Preparar los
materiales propios (documentos, presentaciones, etc...)
Planificar el lugar
de reunión:
- · Tamaño de la sala y disposición de los asientos (ver diapositivas, o fomentar la discusión exigen disposiciones diferentes de los asientos.
- · Confirmar la disponibilidad de la sala y equipos técnicos.
- · Equipos audiovisuales. Asegurarse del correcto funcionamientos y de conocer su uso.
- · Bloc de notas, bolígrafo, agua,...
- · Etc...
¿QUE DIRECCION TIENE UNA REUNION?
Las reuniones son
parte de las herramientas que impulsan los negocios, por ello deben de ser
eficaces y para lograr los resultados deseados.
Para preparar un reunión eficaz es necesario tener siempre en cuenta:
- · Los objetivos de la reunión.
- · La motivación de las personas que dirigen la reunión y la de los participantes de la misma
- · La metodología empleada debe facilitar un clima favorecedor.
- · El tiempo necesario y ajustado para su desarrollo.
La comunicación
determina cuán bien trabajamos unos con otros. La diaria tarea de explicar,
poner al día, aconsejar y consultar dentro de una empresa ocurre entre otras
vías mediante memorandos y reuniones de trabajo.
Tan preocupadas
están las empresas por la creación de un sistema eficaz de comunicaciones que
las reuniones son a menudo un foro primario para sacar a relucir diferentes
puntos de vista. Esta "acción social empresarial" con frecuencia
implica muchas dimensiones de interacción y presenta la oportunidad de
estimular y estructurar una comunicación adecuada.
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